Premio SMAU al Mare Termale Bolognese

L’azienda bolognese Essepienne riceve il premio per l’innovazione ICT grazie alla dematerializzazione dei documenti e la conseguente facilitazione del lavoro verso pazienti e AUSL.

Meno carta, più velocità ed efficienza per tutti. Parla bolognese il premio Smau 2011 all’innovazione ICT, consegnato il 19 ottobre a Milano a Essepienne spa. L’azienda è capofila del gruppo Circuito della Salute Più / Mare Termale Bolognese, che con 13 strutture sanitarie collegate tra loro offre servizi di assistenza sanitaria sia in regime SSN che in forma privata per la prevenzione, la salute e il benessere, attraverso diverse proposte che comprendono diagnosi, cure, trattamenti, medicina fisica e riabilitazione, medicina termale, fitness e wellness.

Il premio è stato consegnato per la dematerializzazione delle fatture, la gestione elettronica dei referti, e l’integrazione con il sistema SOLE in Emilia-Romagna (prima azienda in regione), che permettono di fornire un nuovo servizio ai pazienti. Questi possono consultare il fascicolo sanitario elettronico e collegarsi al portale www.circuitodellasalute.it per accedere alle proprie informazioni; inoltre il medico curante che ha prescritto l’esame può ricevere la notifica del referto disponibile (circa il 40% dei pazienti non riporta il referto al medico che lo ha richiesto).

Va sottolineata l’importanza dell’utilizzo del software come risorsa strategica per l’azienda e non solo come strumento per risolvere singoli problemi. Ciò permette di utilizzare queste soluzioni non solo per l’abbattimento dei costi, ma per migliorare la qualità delle procedure e per fornire un miglior servizio verso i pazienti e verso le AUSL per la trasmissione dei dati. Il trattamento è inoltre sicuro: gestendo informazioni sensibili come dati sanitari dei pazienti, il fatto che la documentazione sia in formato elettronico e che la consultazione sia tracciata permette un aumento del controllo sugli accessi in consultazione a salvaguardia dei pazienti.

“Il nostro front office è sempre stato molto organizzato ma con l’andare del tempo ci eravamo accorti che anche la normale consultazione dei documenti originali, archiviati in grandi armadi, si era fatta decisamente più complessa”, afferma Federico Monti, presidente del consiglio di amministrazione. “Era necessaria una svolta, e il passo obbligatorio era quello di valutare l’implementazione di una soluzione di archiviazione digitale che ci aiutasse a snellire le attività di gestione e conservazione dei documenti”. Nel 2004 con il supporto di ZakSoft (azienda di soluzioni software e partner commerciale di PFU Imaging Solutions) il gruppo ha avviato un progetto di aggiornamento del programma gestionale comune a tutti i centri.

Quello di SMAU è un riconoscimento importante perché indica a tutti che l’adozione di queste procedure non è riservata a grandi aziende o alla sola pubblica amministrazione, ma può essere portata avanti anche da piccole/medie imprese con immediati benefici, non solo economici. Per dare un’idea, ogni struttura consegna mensilmente un DVD con 4..6 Gb di dati, quindi una scatola di supporti del peso di un centinaio di grammi sostituisce una consegna di centinaia di kg di carta, consentendo inoltre al personale ASL una ricerca e consultazione immediata, favorita anche mediante link tra riepiloghi documenti.

Le strutture sanitarie del gruppo arrivano a ospitare quotidianamente più di 1500 pazienti. La quantità di documenti generati ogni giorno per la prenotazione di esami e visite e per la gestione delle impegnative e delle fatture è notevole. Inoltre, considerando che ai fini legislativi la conservazione dei documenti è obbligatoria per 10 anni, ci si rende subito conto di quanto sia necessario anche prevedere uno spazio apposito per l’archiviazione fisica dei documenti.

Con il nuovo sistema ci guadagna anche il cittadino per la comodità e la semplicità del processo di gestione delle pratiche: al momento della presentazione dell’impegnativa del medico al centro di prenotazione, viene fatta subito la scansione e l’archiviazione digitale della ricetta. Vengono poi creati i documenti di prenotazione della visita, il documento relativo alla privacy, il foglio relativo alla prestazione richiesta che deve essere firmato dal medico e l’immagine della ricetta originale con la firma digitale che garantisca l’autenticità del documento: in questo modo il paziente la può utilizzare (al posto dell’originale, che dovrà essere inviata alla ASL di competenza) ai fini della dichiarazione dei redditi. Una volta che la prestazione è avvenuta, tutti i documenti vengono acquisiti dalla segreteria per creare il PDF unico da inoltrare per legge alla ASL di riferimento.

“Anche le ASL con cui ci interfacciamo hanno dimostrato di apprezzare molto questo nuovo sistema di gestione elettronica delle pratiche che comporta, dal loro punto di vista, un grande risparmio in termini economici, di tempo, e di spazio fisico. Non ultimo, apprezziamo molto la sicurezza di avere sempre e in tempo reale le informazioni e i documenti che si cercano e la maggiore facilità nella consultazione e nel controllo dei documenti oltre che a una pura e semplice, ma non indifferente, questione di spazio”, conclude Monti”.